paperless office di era informatika

Tumpukan Kertas – Kertas

Indonesia merupakan salah satu negara berkembang dimana banyak terdapat perusahaan kecil, menengah, dan besar yang mebutuhkan teknologi informasi yang dapat menangani permasalahan dan kegiatan administrasi yang sangat kompleks.  Banyak hal yang bisa dirasakan oleh perusahaan atau organisasi jika memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) seperti halnya kegiatan administrasi bisa berjalan efektif dan efisien, paperless office, lebih mudah dalam pencarian maupun proses manipulasi data dan masih banyak lagi. Namun, tidak semua perusahaan maupun organisasi memanfaatkan TIK khususnya dalam bidang teknologi informasi dalam proses kegiatannya. Hal tersebut terjadi karena beberapa faktor, antara lain perusahaan atau organisasi tersebut tidak memerlukan sistem informasi dikarenakan kegiatan administrasi dan karyawannya masih dalam skala kecil, kurang pekanya pelaku bisnis, pegawai maupun pemimpin akan kemajuan sistem informasi maupun kegiatan administrasi masih bisa ditangani secara manual oleh perusahaan atau organisasi tersebut.

Suatu dokumen memerlukan sistem pengelolaan yang baik sesuai pedoman-pedoman yang berlaku agar dokumen mudah disimpan dan ditemukan kembali apabila dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Kegiatan semacam ini lazim disebut manajemen kearsipan. Kemajuan teknologi informasi menawarkan teknik dan pendekatan baru dalam manajemen kearsipan, dari paper-based ke electronic-based, yang lazim dikenal dengan manajemen arsip digital. Secara generik, manajemen arsip digital bisa dipahami sebagai seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan dokumen yang meliputi proses penciptaan, pem-file-an, penyimpanan, penemuan-kembali dan pemanfaatan arsip/dokumen berbasis pada/atau dilakukan dengan media dan sarana digital berbantuan teknologi informasi.

Gagasan tentang perubahan manajemen kearsipan dari paper-based ke digital-based atau yang populer dengan istilah “paperless office” (kantor tanpa kertas), sudah muncul sejak tahun 1973 melalui publikasi dagang sebuah perusahaan telepon di AS. Disusul kemudian oleh Xerox Corporation pada tahun 1974-1975 yang gencar berbicara tentang “kantor masa depan” yang akan menggunakan komputer dan e-mail dengan informasi yang online. Antara tahun 1975-1978 beberapa publikasi bisnis menjanjikan bahwa “kantor tanpa kertas” akan segera terwujud dan akan mengubah situasi kerja secara radikal. (Lihat : Bill Gates, 2000).
Gagasan besar tersebut mulai dipraktekkan oleh Bill Gates (pemilik perusahaan Microsoft) sejak tahun 1996, dengan mengalihkan sebagian besar dokumen perusahaan yang berbentuk kertas ke media elektronik. Manajemen dokumen berbasis teknologi informasi di perusahaan Microsoft tersebut dilakukan dengan mendesain sistem syaraf digital, sebuah sistem yang terdiri atas proses-proses digital yang menghubungkan secara erat setiap aspek pikiran dan kerja dalam perusahaan. Maka alhasil, praktek di tahun pertama pengurangan penggunaan kertas dalam manajemen bisnis, perusahaan Microsoft mampu menghemat anggaran sebesar 40 juta dollar (satu tahun). Belakangan penggunaan teknologi informasi untuk manajemen dokumen di perkantoran mulai banyak diterapkan. Apalagi dengan naiknya harga kertas sejak tahun 1997, maka pemanfataan teknologi informasi tetap menjadi pilihan yang patut diperhitungkan.

Misal dalam satu bulan menggunakan 1 juta lembar kertas artinya satu tahun menjadi 1 juta x 12 bulan = 12 juta lembar! kalikan dengan Rp. 200 untuk harga perlembar kertas. Penghematan Rp. 200 x 12 juta lembar = 2,4 milyar rupiah dalam satu tahun. Seandainya hal ini sudah dilakukan sepuluh tahun yang lalu maka penghematan yang seharusnya terjadi adalah 24 milyar rupiah!

Digitalisasi adalah konversi media dokumen dari media fisik, baik kertas, microfilm, atau media fisik lainnya ke dalam bentuk digital yang kemudian disebut media digital atau media elektronik. Konversi ini memungkinkan penggunaan komputer untuk melakukan berbagai fungsi pengelolaan dokumen karena format digital adalah format yang computer readable (membacanya memerlukan komputer). Konversi ini sekaligus juga mengintegrasikan dokumen yang diproduksi oleh peralatan di luar komputer dengan dokumen yang dihasilkan oleh komputer. Pemanfaatan teknologi informasi dalam kearsipan dapat dilakukan dalam berbagai tingkatan tergantung pada kemampuan software dan hardware yang tersedia. Aplikasi paling sederhana adalah Computerized Document Management System (CDMS). Sistem ini membantu melakukan pengelolaan dokumen/arsip yang meliputi proses klasifikasi, penyimpanan, temu-kembali, dan sirkulasi arsip dengan menggunakan komputer. Tetapi dalam sistem ini arsip tetap disimpan dan digunakan secara fisik.
Jenis kedua adalah Electronic Filing System (EFS), yaitu suatu sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronis yang berupa citra (konversi dari dokumen kertas/fisik menjadi dokumen digital/elektronis). Pada sistem ini dokumen dialih-mediakan dan disimpan dalam bentuk digital sehingga dapat dilakukan proses-proses temu-kembali dan sirkulasi arsip secara digital. Namun sistem ini hanya terbatas pada pengelolaan dokumen hasil konversi dari kertas ke bentuk citra saja.
Jenis ketiga adalah Electronic Document Management System (EDMS), yaitu suatu sistem komputer yang terdiri dari software dan hardware yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan mendistribusikan berbagai bentuk dokumen elektronis seperti citra, teks, fax, video, multimedia maupun output aplikasi. Pada sistem ini dokumen yang dikelola bukan hanya sekedar citra saja, tetapi seluruh dokumen dalam arti luas. Namun seperti halnya EFS, pada sistem ini semua dokumen harus dikonversikan ke dalam bentuk digital terlebih dahulu agar bisa dikelola.
Jenis yang sementara ini paling maju adalah Integrated Filing System (IFS), yaitu suatu sistem pengelolaan dokumen dan arsip di mana antara dokumen fisik dan dokumen digital terintegrasi. Di samping itu, suatu sistem IFS juga mendukung proses electronic workflow dan memiliki kemampuan integrasi dengan sistem informasi yang lebih luas, seperti sistem Intranet dan bahkan Internet.

Persoalan baru mungkin saja timbul berkaitan dengan alih-media arsip dari media kertas ke media digital, yaitu menyangkut aspek legalitas arsip digital. Legalitas arsip digital telah diatur Undang-Undang RI Nomor 8 tahun 1997 tentang “Dokumen Perusahaan” dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 88/99 tantang “Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi”.

Pasal 12 UU/8/1997 menyatakan:

ayat (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya;

Ayat (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.

Sedangkan PP/88/1999 pasal 16 menyebutkan:

pasal (1) dokumen yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya atau hasil cetakannya merupakan alat bukti yang sah;

ayat (2) hasil cetak dokumen yang telah dialihkan ke dalam microfilm dapat dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan hukum lainnya.

Dengan adanya UU/8/1997 dan PP/88/1999 tersebut, maka gagasan tentang manajemen arsip digital telah tersedia payung hukum. Dengan demikian maka tidak ada keraguan lagi bagi suatu lembaga untuk mengalihkan manajemen kearsipannya dari paper-based ke digital-based. Tinggal satu pertanyaan yang masih tersisa: “sudah siapkah SDM kita untuk melakukannya?”.

Angry Bird Ada Dimana-mana

Angry Bird hello siapa yang ga tau.. game yang paling bikin gregetan.Angry Birds video game yang mulanya ada di aplikasi iPad/iPhone, tapi sekarang udah dirilis di berbagai media. Game yang biasanya cuma menarik perhatian anak2 and remaja sekarang udah bisa mempesona orang dewasa (termasuk gw) and jangan salah sampe2 pejabat Inggris pun dibuai oleh si burung-burung lucu ini.

Kenapa disebut angry bird? coba cek video di bawah

Ngakak!!

Dalam Angry Birds, pemain mengendalikan sekawanan burung warna-warni yang berusaha untuk mengambil telur yang dicuri oleh sekelompok babi hijau jahat. Pada setiap tingkat, babi-babi yang dilindungi oleh struktur yang terbuat dari berbagai bahan seperti es, kayu, dan batu. Tujuan dari permainan ini adalah untuk menghilangkan semua babi di tiap tingkat permainan. Menggunakan katapel, pemain meluncurkan burung dengan maksud untuk memukul babi secara langsung atau merusak struktur yang melindunginya, runtuhnya strukur dapat membunuh babi. Dalam berbagai tahap permainan, benda tambahan seperti bahan peledak dan krat batu ditemukan di beberapa tingkat, dan dapat digunakan bersama dengan burung-burung untuk menghancurkan babi yang sulit dijangkau.

Nahhh jangan kawatir buat semua yang pingin main, sekarang udah bisa digunakan di sistem operasi iOS, Maemo (Nokia N900, Palm webOS, Android, Symbian^3, PSP/PlayStation 3, Windows (XP n 7) and Mac OS X. Yuk lah download dijamin ga akan berhenti sebelum tamat! hahaha.

another funny video hahaha

Rel Kereta Bawah Tanah Ekstrem

Wuih hari ini dibuat kaget sama mba eka (temen kantor) yang bilang ada terowongan bawah tanah untuk kreta api di swiss, taken from majalah national geographic. Dari situ saya penasaran banget banget pingin tau.. aura keppo pun merasuk ke seluruh bodi dan terkuaklah berita ini.. yg mulanya di cari dari mbah gugel.. tapi akhirnya.. ngetik sedikit aja deh dari majalah itchu.. cekidot

REL KERETA BAWAH TANAH EKSTREM

Terowongan Dasar Gotthard di Swiss yang mirip laras senapan memungkinkan kereta melesat antara Zurich dan Milan di jalur datar dengan kecepatan 250km/jam.

Dua kilometer nun di bawah pegunungan Alpen, para pekerja berpacu menembus terowongan kereta terpanjang dan terdalam di dunia.

Oktober lalu, para penambang yang menggali terowongan ke utara dari negara bagian Ticino yang berbahasa Italia bertemu rekan2 mereka yang menggali ke selatan dari Sedrun yang berbahasa Jerman, mengakhiri tahap penggalian satu lorong dari terowongan berlorong dua ini- momen bersejarah yang disiarkan secara langsung di Swiss TV dan dipancarkan ke seluruh Eropa. Terobosan akhir di lorong satunya diharapkan terjadi pada April.

Dengan panjang 57km, terowongan dasar Gottard dengan mudah mengalahkanTerowongan Channel sepanjang 50km antara Inggris dan Prancis, dan pemegang rekor saat ini, Terowongan Seikan sepanjang 54km di Jepang. Tembusan ini juga unik dalam bidang rekayasa. Sementara kedua pesaing terdekatnya membentang di bawah perairan yang relatif dangkal, Terowongan Gotthard menembus batuan dasar yang rumit di pegunungan raksasa yang berlipat2. Belum pernah ada yang membuat terowongan begitu jauh ke dalam gunung, atau menimbulkan efek perubahan begitu dahsyat.

Saat dibuka kelak 2017, terowongan itu akan menjadikan Swiss, dalam hal berkereta sedatar Belanda. Kereta penumpang kecepatan tinggi dari Zurich akan berpacu ke selatan di rel yang hampir datar ke Milan, melaju di tengah pedesaan Swiss dengan kecepatan 250km/jam, melesat masuk ke sisi gunung dan muncul di sisi seberang beberapa menit kemudian. Seolah- olah pegunungan ALpen tidak ada. Waktu perjalanan antar kota akan turun hampir 4 jam menjadi 2 setengah jam – lebih cepat dan lebih langsung dari pada naik pesawat.

Namun bangsa Swiss tidaklah mengeluarkan 10Miliar Dollar (sekitar Rp. 90 Triliun), biaya terowongan ini  untuk mengalahkan maskapai penerbangan, mereka melakukannya untuk mengalihkan angkutan barang, dan membatasi lonjakan jumlah truk yang menyumbat jalan tol dan menggemuruh di halaman belakang Alpen mereka yang rapuh.

Setelah rampung, proyek ini akan mencakup hampir 40km terowongan, sumuran, dan galeri, selain terowongan utara- selatan utama sepanjang 57km. Dua stasiun terbesar di Faido dan Sedrun (ditampilkan disini) akan memungkinkan evakuasi dan pergantian rel darurat, ratusan meter di bawah permukaan.

~~~

sebenernya beritanya masih panjang banget cuma diambil intinya aja.. betapa gw salut sama yang namanya teknologi.. sampe sekarang masih bingung gimana caranya mereka bisa buat itu haa?? masih mikir..


Gold is it valuable?

Berikut adalah rangkuman tweet dari @hotradero pagi ini. Nambah ilmu yuk
hotradero Poltak Hotradero
Saya sebenarnya tidak suka merekomendasikan emas. Logam tak berguna. Tapi pada beberapa hal kita terpaksa harus realistis.
gold
Mahal adalah harga/persepsi. Yang jauh lebih penting adalah nilai (value).
Ratusan tahun ekonom “berdebat” tentang harga vs. nilai. Harga = apa yang anda bayar. Nilai = Apa yang anda dapat.
Harga emas? USD 1400 per oz. Harga baja? USD 800 per ton. Ini berarti harga emas 61600 kali lebih mahal daripada harga baja.
Dengan uang yang sama, semisal $ 1 Juta anda akan bisa dapatkan 1250 Ton baja versus 714 oz emas (setara 20,2 kg).
Apa yang anda bisa dapatkan dari 1250 Ton baja? Jembatan, kapal, mobil. Kontribusinya terhadap ekonomi? Bersifat langsung.
Sekarang kita bandingkan: Apa yg bisa anda dapatkan dari 20,2 kg emas? Setarakah efek ekonominya dg 1250 Ton baja? Tentu tidak.
Betul emas punya kegunaan di industri elektronik, tapi sedikiiiit sekali. Dan emas selalu bisa di-recycle dari komponen elektronik lama.
Emas cuma punya persepsi. Harga berdasarkan aspek psikologis. Maka jadi perhiasan. Tapi kegunaan ekonominya? Kecil sekali.
Emas dianggap punya daya magis – berdasarkan tradisi Mesir. Karena emas tidak pernah berubah kendati dilebur ribuan kali.
Gilanya, Mesir sendiri nggak punya tambang emas. Jadi semua emas yang dimiliki para Faraoh berasal dari negeri-negeri lain.
Sumber emas terbesar Mesir Kuno adalah dari Numidia (Ethiopia). Orang Mesir menukar gandum mereka dengan emas. Pinteran siapa ya?
Kebiasaan memuja emas ini lalu menular ke orang Yunani (yg seumur2 selalu ingin seperti orang Mesir). Dari situ meluas seluruh dunia.
Di Timur jauh, orang Cina & India juga menghargai emas – tapi mereka jauh lebih menyukai logam perak. Lebih banyak gunanya.
Yg paling tidak menghargai emas adalah orang Indian Amerika. Mereka kekurangan logam lain. Emas dipakai buat kebutuhan sehari2.
Dan ada ritual orang Indian Amerika membuang sebagian peralatan emas mereka ke dalam danau. Dari sini lahir legenda Danau El Dorado.
Bersama dg legenda Cibola yg hilang: 7 Cities of Gold. Orang Eropa merambah benua Amerika hanya untuk mencari & mengumpulkan emas.
Saat Columbus mendarat di Hispaniola, ia bertemu dg orang Indian. Peralatan besi milik orang Spanyol ditukar dg emas orang Indian.
Buat orang Indian, pertukaran itu dianggap menguntungkan: karena emas terlalu rapuh untuk digunakan pada kebutuhan sehari-hari.
Sebelum Columbus datang, orang Indian menggunakan emas utk peralatan sehari-hari semisal sisir (yg gampang rusak karena emas lunak).
Tapi karena punya emas banyak inilah – akhirnya jutaan orang Indian musnah. Dibantai & dirampok oleh bangsa Eropa yg gila emas.
Sebelum Columbus datang, diperkirakan ada 50-100 juta orang Indian di seluruh benua Amerika. Dua abad kemudian tinggal 10-20% nya.
Dan tentu ada kisah Hernan Cortez yg merampok emas kaum Aztec. Ia menculik Raja Montezuma jg membunuh para bangsawan Aztec.
Emas rampasan Hernan Cortez ini yg jadi latar belakang di film “Pirates of The Carribean – Curse of the Black Pearl” sebagai emas kutukan.
Lalu ada Francisco Pizzaro yg merampok emas kaum Inca, setelah menculik Raja Atahualpa & minta tebusan emas 1 ruangan + perak 2 ruangan.
Ruangan yg dimaksud ukurannya 7m x 3m x 3m. Sesudah tebusan dibayar, Raja Atahualpa dibunuh Pizzaro. Dan masih diikuti penghancuran Cuzco.
Kerajaan Inca pun hancur menyusul Aztec yg duluan dihancurkan Cortez. Bersama itu catatan peradaban keduanya ikut dihancurkan Spanyol.
Semua penghancuran itu dilakukan demi beroleh emas (dan perak). Itu sebabnya Emas juga disebut logamnya kaum barbar…
Ekonom John Maynard Keynes menyebut emas sebagai: “Barbarious Relics”. Peninggalan kaum barbar. Kegunaan secara ekonomi kecil sekali.
Kita lihat: Spanyol yg merampok Amerika & jadi super power – ternyata sekarang ini menjadi negara yang kelasnya biasa-biasa saja.
Emas itu logam aneh. Capek2 digali dari dalam tanah, eh habis itu dilebur jadi batangan yg disimpan di ruang penyimpanan bawah tanah.
Di mana terdapat emas paling banyak berkumpul? Di Fort Knox? Bukan. Itu cuman tempat penyimpanan emas milik Pemerintah Amerika.
Konsentrasi emas terbesar di dunia ada di lemari besi (vault) milik Federal Reserve Bank of New York. Di bawah tanah Kota New York.
Vault-nya seluas setengah lapangan bola. Posisi 3 lantai di bawah tanah. Digali di atas lapisan batu keras (bed rock) lalu dilapisi baja
Di Vault The Fed New York tersimpan sekitar 540 ribu batang emas lantakan. Milik 48 Bank Sentral dunia + 12 organisasi termasuk IMF.
Di vault The Fed New York itulah “bersemayam” seperempat dari seluruh emas yg ada di dunia. Mungkin emas-nya Cortes & Pizzaro ikut jg.
Vault itu nggak pake pintu. Penghalangnya dinding berputar terbuat dari silinder baja 90 ton. Bisa otomatis berputar & mengunci.
Selain ada alarm, jg akan mengunci berdasarkan waktu. Ada persediaan makanan & minuman + komunikasi di dalam vault tersebut.
Jadi pegawai yg terkunci masih bisa tinggal di dalam vault sampai jadwal berikutnya silinder berputar & bisa keluar.
sekian.
btw: sudah ijin copy loh hehe
hotradero Poltak Hotradero
Silahkan, dan ini juga berlaku untuk tweeps yg lain. RT @cemuuu: mohon ijin rangkum di blog saya ya om :)